Gestion de stock
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Gestion des achats
Gestion des achats : de la demande au bon à payer, avec validation
Chaque achat suit un circuit clair : demande validée, commande, réception en stock, facture fournisseur rapprochée, puis bon à payer.
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Le circuit
Quatre étapes reliées entre elles
- Demande d'achat : envoyée au circuit de validation de votre organisation.
- Appel d'offres et commande : comparez les fournisseurs et commandez au meilleur.
- Réception : la marchandise entre en stock dès qu'elle est réceptionnée.
- Bon à payer : la facture fournisseur est rapprochée : commande, réception et facture doivent concorder.
- Échéancier et lots de règlements : les factures à payer par échéance, réglées par lot.
- Effets et chèques émis : suivis jusqu'au débit, avec un rappel avant l'échéance pour approvisionner le compte.
- Retours et avoirs fournisseurs : marchandise rendue, remise accordée après coup ou erreur de prix : l'avoir réduit le reste à payer, ou son remboursement est attendu en trésorerie puis rapproché du relevé.
- Relevé fournisseur et balance âgée : le compte de chaque fournisseur avec solde progressif, et les dettes par ancienneté du retard, avec les avoirs à recevoir ; export Excel.
Pourquoi c'est utile
Moins d'erreurs, plus de contrôle
Le rapprochement évite de payer une facture qui ne correspond pas à ce qui a été commandé et reçu. Les achats alimentent le stock, la TVA déductible de la déclaration mensuelle et la trésorerie prévisionnelle : commandes engagées et factures à payer y sont comptées à leur date.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande souvent
Les demandes d'achat passent-elles par une validation ?
Oui, selon le circuit de validation que vous définissez.
Les réceptions mettent-elles le stock à jour ?
Oui, le module Stock est alimenté par les réceptions d'achats.
Comment éviter de payer deux fois une facture ?
Le bon à payer rapproche commande, réception et facture fournisseur avant tout paiement.
Comment saisir un avoir fournisseur sans retour de marchandise ?
Directement sur la facture concernée : il est imputé sur le reste à payer, passe en écriture comptable et diminue la TVA déductible de la déclaration du mois. S'il dépasse ce qui reste dû, le remboursement est attendu en trésorerie.
Puis-je comparer mon compte avec le relevé du fournisseur ?
Oui : le relevé de compte fournisseur reprend factures, règlements, avoirs et remboursements avec le solde à date, exportable en Excel.
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